براي اينکه يک ايميل نويس حرفه‌اي و موفق باشيد بهتر است نکات زير را مدنظر داشته باشيد:

چرا EMAIL مي‌نويسيد.

قبل از اينکه شروع به تايپ کردن کنيد، پاسخ صريح و روشني براي دو پرسش زير بيابيد:

1- چرا اين نامه را مي‌نويسم.

2- دقيقاً انتظار دارم که چه پاسخي دريافت کنم.

اگر نمي‌توانيد پاسخ اين دو سوال را بدهيد، بهتر است که مدتي دست نگه داريد تا پاسخ آن را بيابيد. مردم همه روزه صدها و بلکه هزارها ايميل دريافت مي‌کنند، بنابراين بسيار طبيعي است که به سراغ ايميل ‌هايي بروند که به خوبي ساخته و پرداخته شده و در عين حال براي وقت و کار گيرنده آن ارزش قائل شده باشد.

ايميل ‌هايي که بي‌دقت نوشته شده باشند، قاعدتاً نمي‌توانند پاسخي دقيق دريافت کنند.

سعي کنيد که در نوشتن ايميل، آن را از ديد گيرنده بررسي کنيد و مطمئن شويد که تمام جوانب آن را سنجيده‌ايد. اگر دريافت جواب ايميل برايتان مهم است، بايد براي نوشتن آن اهميت قائل شويد و اين اهميت را با دقت در نگارش متني که مي‌نويسيد به گيرنده نيز منتقل کنيد.

خواسته‌تان را به روشني بيان کنيد.

شايد بتوان تمام ايميلهاي کاري و اداري را به 3دسته زير تقسيم کرد:

1- اطلاع‌رساني؛ مثلاً پس فردا يک گردهم آيي خواهيم داشت.

2- تقاضاي اطلاعات؛ مثلاً نتيجه پرونده آقاي X را برايم پست کنيد.

3- تقاضاي انجام کار؛ مثلاً لطفاً با آقاي X تماس بگيريد تا جلسه روز شنبه را به تعويق بياندازند.

گيرنده نامه بايد بتواند به روشني درخواست شما را درک کند، به هيچ عنوان منظور اصلي‌تان را در لابه‌لاي توضيحات ديگر مدفون نکنيد.

تمام جزئيات و منظور اصلي‌تان را در همان يکي دو جمله اول خلاصه کنيد و از اينکه به صراحت موضوع و خواسته‌تان را مطرح کنيد نگران نباشيد. فقط به خاطر بسپاريد که بسيار مختصر و مفيد بنويسيد و تجسم کنيد که هيچ‌کس بيشتر از يکي دو جمله اول نامه شما را نخواهد خواند، بنابراين بايد به قدري خوب شروع کنيد که خواننده را تا انتهاي نامه ترغيب کند.

يک موضوع (SUBJECT) خوب انتخاب کنيد.

انتخاب يک موضوع مرتبط و روشن مي‌تواند تا حد بسيار زيادي به زمان پاسخ دهي کمک کند. از

انتخاب موضوعاتي مانند سلام، کمک، فوري و از اين قبيل به شدت خودداري کنيد.

به خاطر داشته باشيد که اين‌گونه عنوان ها فقط کار شما را به تعويق خواهد انداخت.

موارد زير مي‌تواند به عنوان مثال‌هاي خوبي به روشن شدن ماجرا کمک کند:

- قرار ملاقات به ساعت 3تغيير کرد.

- يادآوري؛ سه‌شنبه عيد است و کلاس تشکيل نخواهد شد.

- تقاضا؛ پرونده آقاي X را دوباره بفرستيد.

- کمک؛ آيا مي‌تواني‌ هارد کامپيوترم را فرمت کني؟

اگر فقط به موضوعي که خواننده نامه‌تان با آن آشناست، اشاره مي‌کنيد و يا اگر قرار است فقط يک جواب مختصر و مفيد، مانند بله، پرونده به دستم رسيد، و يا در کنفرانس شرکت خواهم کرد بدهيد، مي‌توانيد از نوشتن متن نامه صرف نظر کرده و فقط در قسمت موضوع آن را ذکر کنيد. در بسياري از سازمان‌هاي بزرگ که تعداد فراواني ايميل دريافت مي‌کنند، اين نوع ايميل ها کاملاً شناخته شده است و SERVER به محض دريافت اين نوع ايميل، عبارت EOM به معناي EUD OF MESSAGE (پايان پيغام) را به انتهاي SUBJECT اضافه مي‌کند تا گيرنده بداند که متني وجود نداشته و روي آن کليک نکند. برخلاف تصور بسياري از مردم که فکر مي‌کنند اين برخلاف تصور بسياري از مردم که فکر مي‌کنند اين نوع نامه‌نگاري دور از ادب است، بايد بدانيد که افرادي که روزانه صدها ايميل دريافت مي‌کنند، از اين کار شما بسيار قدرداني خواهند کرد و اين شانس دريافت پاسخ را بالاتر خواهد برد.

اگر به ايميلي که دريافت کرده‌ايد پاسخ مي‌دهيد (REPLY)، تا زماني که موضوع عوض نشده مي‌توانيد همان عنوان (SUBJECT) را نگه داريد، اما بهتر است که در انتهاي موضوع اشاره کوچکي به ايميل ارسالي کرده و آن را در پرانتز يا چيزي شبيه به آن قرار دهيد، مثلاً اگر به موضوع اصلي که قبض آب بوده پاسخ مي‌دهيد، مي‌توانيد بنويسيد: قبض آب (الصاق شده)

اختصار؛ معجزه دريافت پاسخ

تصور کنيد که به يک اداره نامه نوشته‌ايد و کارمند مربوطه ساعت چهار و پنجاه و پنج دقيقه آن را باز کرده و ناگهان با يک ايميل طولاني در حد يک کتاب يا مقاله روبرو مي‌شود. اکثر مردم در مواجهه با چنين نامه‌هايي سريع به انتهاي نامه مي‌روند و به اصطلاح SCROLL DOWN مي کنند و چون نمي‌توانند تمام متن را بخوانند، قاعدتاً نمي‌توانند پاسخ مناسبي هم به شما بدهند، نکته بسيار مهم در اين‌جا اين است که تا حد امکان سعي کنيد نامه‌هايتان در يک صفحه معمولي مانيتور باز شود و نيازي به پيمايش صفحه نداشته باشد. دليل اينکه آگهي‌هاي بالاي صفحات WEB گران‌تر است نيز همين است، آگهي دهندگان فرض را بر اين مي‌گذارند که اولين جايي که در صفحه مشاهده مي‌شود، بالاي صفحه است و نه پايين آن! اگر مطالب زيادي براي نوشتن داريد، آن را در طي چند ايميل و با انتخاب عنوان‌هاي مناسب ارسال کنيد.

چه واکنشي از طرف مقابل‌تان مي‌خواهيد

اگر نامه شما حاوي تقاضاي انجام کاري است، بهتر است آن را به وضوع بيان کنيد و دقيقاً بگوييد که چه زماني آن را مي‌خواهيد. بسياري از مردم و دفاتر کاري، از علامت‌هاي شناخته شده براي رساندن منظور خود استفاده مي‌کنند. اين علامت‌ها مي‌تواند مانند زير باشد:

اين نامه: ? تعقيب قانوني ? جهت اطلاع‌رساني

? روابط دوستانه است

به پاسخ نياز است: ? بله ? خير

? طبق صلاحديد شمــا

زمان پاسخ‌گويي: ? فوري ? مدت‌دار

اين مدل علامت‌گذاري‌ها مي‌تواند در کمترين زمان ممکن منظورتان را به گيرنده منتقل کند، اين نوع علامت‌گذاري مي‌تواند در نامه‌هاي رسمي و اداري بسيار موثر باشد. گيرنده نامه در اغلب موارد نمي‌تواند چند بار نامه شما را مرور کند تا بفهمد که منظورتان دقيقاً چه بوده است، بنابراين اصلاً چنين انتظاري نداشته باشيد.

ارسال کپي نامه به شخص يا اشخاص ديگر

اگر نامه‌اي را براي شخصي مي‌فرستيد که بايد آن را خوانده و تصميم گرفته و يا کاري انجام دهد، آدرس پست الکترونيکي او را در قسمت TO بگذاريد و افراد ديگري که فقط قرار است در جريان مسائل باشند در قسمت CC قرار مي‌گيرند. اغلب افراد نگاه مي‌کنند که در کدام بخش قرار دارند، اگر در قسمت CC هستند يعني ايميل فقط جهت اطلاع آنان است و خواندن آن چندان حياتي و ضروري نيست، پس مي‌توانند سر فرصت به سراغ آن بروند.

در نهايت اين چند مورد را نيز همواره مدنظر داشته باشيد:

پيگيري کنيد.

اگر منتظر پاسخ نامه‌تان هستيد و يا شخصي منتظر دريافت پاسخ شماست ولي مدتي از ارسال ايميل اوليه گذشته، بهتر است از همان ابتداي نامه به آن اشاره کنيد، مثلاً بنويسيد طبق تقاضاي شما در ارديبهشت ماه سال 85 مبني بر ... و با عطف به تقاضاي اينجانب در تاريخ...

موضوعات را تفکيک کنيد.

اگر راجع به چند موضوع مختلف مي‌نويسيد، بهتر است که هر کدام را در يک ايميل جداگانه و با عنوان جداگانه و مناسب آن بفرستيد. به اين ترتيب پيگيري‌هاي مربوط به آن توسط گيرنده آسان‌تر خواهد شد، به‌خصوص اينکه بسياري از افراد نامه هايي که بايد پاسخ‌ دهند را علامت‌گذاري مي‌کنند و بدين ترتيب اگر به يکي از بخش‌هاي ايميل پاسخ دهند، ممکن است علامت آن را برداشته و ديگر به سراغ ساير موارد نروند.

گفتن از گذشته

اگر تقاضاي کمک مي‌کنيد، بهتر است بنويسيد که قبلاً چه راه‌هايي را امتحان کرده‌ايد و چه پاسخي گرفته‌ايد، گيرنده بايد بداند که راجع به چه مسائلي نبايد دوباره توضيح بدهد و اين به حل مشکل شما در مدت کوتاه‌تر و به صورت دقيق‌تر بسيار کمک مي‌کند