چکیده:
  به علت حجم فراوان مدارک و فشردگی محتوای اطلاعاتی آنها دسترسی فوری به مندرجات آنها احساس گردید، تا بدین وسیله مطالب آنها حتی المقدور ساده  تر و خلاصه تر در اختیار محققین قرار گیرد، بنابراین نمایه سازی انجام این امر را هموار ساخت.
  در این پژوهش قصد بر آن است که پس از شرحی بر نمایه و نمایه سازی، به بسط یکی از انواع آن، یعنی نمایه سازی همارا (پیش همارا و پس همارا) پرداخته شود. در واقع منظور از همارایی،ترکیب واژه ها در زمان نمایه سازی ( نمایه سازی پیش همارا ) و نیز ترکیب واژه ها برای بازیابی در زمان جستجو (نمایه سازی پس همارا) می باشد.
 کلید واژه ها : نمایه، نمایه سازی، نمایه سازی همارا، نمایه سازی پیش همارا، نمایه سازی پس همارا

مقدمه
افزایش سریع حجم مدارک در توسعه رشته های علمی موجب پیدایش روشهای گوناگونی برای ضبط محتوای اطلاعاتی آنها شده است. برای محققانی که در زمینه های گوناگون علمی دست درکار پژوهش هستند، مطالعه کلیه مدارکی که در زمینه تخصص آن ها منتشر شده است، امکان پذیر نیست. حتی در بسیاری از تحقیقاتی که در نقاط مختلف جهان بعمل آمده و نشانه ای از آنها در دست نیست. با توجه به موارد فوق و به منظور جلوگیری از دوباره کاری و ایجاد سرعت و دقت درفعالیتهای پژوهشی، صاحبنظران دانش اطلاع رسانی برآن شدند تا با استفاده از وسائل متعدد از هر مدرک علمی، نشانی به دست دهند. در واقع، از هر مدرک علمی می توان به طریق گوناگون نشانه هایی به دست داد که مؤلف، عنوان سازمان تحقیقاتی یا ناشر، چکیده راهنما و یا چکیده تمام نماو ... از آن جمله اند.
به علت حجم فراوان این قبیل مدارک و فشردگی محتوای اطلاعاتی آنها از طرفی و لزوم دسترسی فوری به مندرجات آن از طرف دیگر، باید نشانه هائی را که در بالا به آن اشاره کردیم، حتی المقدور ساده تر و خلاصه تر در اختیار محققین قرار گیرد. (12)
 
تاریخچه
تا چند قرن پیش، مجموعه دانشهای ثبت شده، بسیار کم بود. تعداد کمی کتاب نوشته شده بود که هر کدام در یک یا دو موضوع از مجموعه دانشهای بشری کشف شده قابل گنجانیدن بود.
   همانطور که می دانیم، قرن هیجدهم برای دنیا تغییرات زیادی را همراه داشت که قسمت مهمی از آن پیدایش مفهوم رده بندی در طبیعت بوده است. فهرست نویسی و رده بندی یکی از هدفهای مهم و با اهمیت علوم شد و امید به آنکه روزی تمام دانشهای لازم برای شناخت جهان مادی کامل شده و بتواند در سیستم های رده بندی طبیعی و ساخت بشر جای گیرند، یکی از رویاهای قرن شد. در واقع، نمایه سازی سنتی با شکلی ساده، اساسی ترین کلمات متن را جمع آوری  می کند، آنها را برحسب حروف الفبا مرتب می  نماید و با هرکلمه شماره صفحه یا صفحات حاوی اطلاعات موردنظر را مشخص می سازد. در حقیقت، این ساده ترین سطح نمایه سازی است که صرفاً به جمع آوری کلمات می پردازد و خواننده را به صفحات مورد نظر ارجاع می دهد. در صورتی که از این سطح فراتر رویم و جنبه های علمی نمایه سازی را مورد توجه قرار دهیم، آنگاه نمایه سازی را می توانیم به شکل زیر تعبیر کنیم:
«استخراج محتوای اطلاعاتی، ثبت محتوای اطلاعاتی ، کاربرد روشهای گوناگون ذخیره وبازیابی اطلاعات و ایجاد یک بایگانی متناسب». (12)
 
تعریف نمایه
   طبق استاندارد نمایه سازی بریتانیا « نمایه»، سیاهه نظام یافته مدخل هایی است که به منظور کمک به استفاده کنندگان در جایابی اطلاعات یک مدرک ساخته می شود. در زبان فارسی امروز واژه «نمایه» توسط فرهنگستان زبان و ادب پارسی از معنای واژه انگلیسی «Index » انتخاب شده است و واژه «Index » در اصل از واژه لاتینی «Indicate » به معنای نشان دادن و خاطرنشان کردن، مشتق شده است. (13) ، (14)
 
نمایه سازی
قسمت اول : جنبه های نظری نمایه سازی
1.تعریف نمایه سازی:
    از نمایه سازی تعاریف متعددی شده است که با تلفیق و ترکیب آنها می توان یک تعریف جامع و مانع از نمایه سازی دست داد. نمایه سازی عبارتست از« ثبت و ضبط محتوای اطلاعاتی مدارک با استفاده از روشهای گوناگون به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازیابی»، بنابراین این تعریف شامل چندین فعالیت گوناگون است:
«ثبت و ضبط اطلاعات، سازمان دادن و بازیابی».
2.دلایل تهیه نمایه:
       ایجاد مراکز گوناگون علمی و پژوهشی موجب گسترش فعالیت های علمی شده است و توسعه مراکز آموزشی و تخصصی، این قبیل فعالیت ها را در مسیر افزایش دائمی قرار داده است. نتایج تحقیقات و بررسی های این گروه عظیم پژوهنده موجب شده است که دائماً بر مجموعه اطلاعات علمی افزوده شود وانعکاس آن به شکل گزارشها، مقاله ها، تک نگاری ها و انواع دیگر در سطوح گوناگون عرضه گردد، از طرف دیگر در هر پژوهش علمی باید در وهله اول مطمئن شد که چنین فعالیتی در گذشته در زمینه موردنظر انجام نگرفته و در وهله دوم از کلیه فعالیت هایی که می تواند در همین زمینه موثر واقع شود، استفاده گردد. بنابراین اطلاع از وجود مدارک علمی در زمینه های گوناگون و آگاهی ازمحتوای اطلاعاتی آنها را می توان یکی از عوامل مهم پیشرفت های پژوهشی دانست. این فعالیت تا حدود زیادی در قلمرو نمایه سازی قرار می گیرد، بطوری که تعریف نمایه سازی نیز در تأیید همین مطلب می باشد.
3.مراحل تهیه نمایه:
مرحله اول: آشنایی
مرحله دوم: تحلیل
مرحل سوم: ارزیابی
مرحله چهارم: توصیف
قسمت دوم: جنبه های عقلی نمایه سازی
   با توجه به قسمت اول این بحث، برای تهیه نمایه از یک مدرک علمی، به شرح زیر عمل می شود:
1. ابتدا اطلاعات کتابشناختی مدرک بر روی برگه مخصوص نمایه سازی یادداشت می شود.
2. مدرک باتوجه به عنوان اصلی و سایر عناوین فرعی آن و همچنین چکیده، نتیجه و بررسی های مندرج در آن مطالعه می گردد.
3. اساسی ترین مفاهیم مدرک بدون توجه به عناوین اصلی و فرعی آن بر روی برگه های مخصوص نمایه سازی یادداشت می گردد.
4.  برای مفاهیم استخراج شده از متن کلید واژه تهیه می شود.  تعداد این واژه ها برای هر مدرک بطور معمول بین 5 تا 10 واژه است.
  
جامعیت و مانعیت
- جامعیت
   نمایه ساز باید قادر به تشخیص همه مفاهیم یک مدرک که برای استفاده کننده ارزش بالقوه دارد، باشد. نکته مهم آن است که در نمایه سازی نباید موضوع مدرک اصلی خیلی محدود تعبیر شود، گرچه گاهی نمایه سازی برای یک گروه استفاده کننده خاص انجام می شود، اما غالباً این نمایه ها برای سایر گروههای استفاده کننده نیز مـورد مراجعه قــرار می گیرد، خصوصاً با ایجاد ارتباطات بین رشته ای از یک سو و رشد شبکه های اطلاع رسانی از سوی دیگر، باید استفاده کنندگان بالقوه و به دنبال آن محتوای مدرک را از هر جنبه در نظر گرفت. در انتخاب هر مفهوم، بایستی ارزش بالقوه آن به عنوان یک عامل مهم در بازیابی مدارک در نظر گرفته شود. نمایه ساز باید سوال هایی را که ممکن است مطرح شود، در نظر داشته باشد و مفاهیم به عنوان کلیدهای بازیابی مورد استفاده قرار گیرند و در مورد تعداد اصطلاحات یا توصیفگرهای معرف محتوای یک مدرک نیز لازم نیست محدودیتی قائل شد، زیرا هر نوع محدودیت ما را از هدف نمایه سازی دور می کند و جامعیت بازیابی را به خطر می اندازد، بنابراین منظور از جامعیت «بازیابی مدارک مفید » می باشد.
- مانعیت
   به عنوان یک قاعده، مفاهیم باید هر قدر که ممکن است بطور اخص تهیه شوند. درجه خاص بودن یک مفهوم ناشی از اهمیتی است که نویسنده برای آن مفهوم قائل شده است، به عبارت دیگر میزان اطلاعاتی که درباره آن مفهوم ارائه گشته است. چنانچه نمایه ساز تشخیص دهد که یک ایده کاملاً پرورانده نشده و یا بصورت تصادفی یا گذرا به آن اشاره شده است، باید بطور اخص به آن بپردازد تا به خوبی پرورانده شود، در غیر اینصورت بهتر است آن را انتخاب ننماید، بنابراین منظور از مانعیت «پرهیز از بازیابی مدارک غیر مفید» می باشد.
 
انواع نظام های همارایی در نمایه سازی همارا    Co-orinate Indexing
   قبلاً باید متذکر شد که نظام های نمایه سازی، رویه و روش های (ماشینی و غیر ماشینی) برای تهیه نمایه نامه ها یا سایر ابزار جستجو هستند، به عبارت روشن تر نظام نمایه سازی، همان طور که قبلاً هم شرح آن رفت، عبارت است از «مجموعه ای از روش های از پیش تعیین شده برای سازماندهی، بازیابی و اشاعه اطلاعات». نظام های نمایه سازی را برحسب روشی که در نمایه کردنِ موضوع دارند، به دو گروه مستقل پیش همارا و پس همارا تقسیم می کنند.
بطور کلی، در گروه اول، واژه ها و مفاهیم واصطلاحات در موقع نمایه سازی با یکدیگر ترکیب می شوند (درون داد) و در گروه دوم، این کار در موقع بازیابی صورت می گیرد (برون داد)، که به تفسیر هر یک بطور مفصل می پردازیم.(2)
نمایه سازی پیش همارا Pre-Co-ordinate indexing    تعریف ـ نمایه سازی پیش همارا نظامی است که در آن واژه ها در زمان نمایه سازی مدرک با هم ترکیب می شوند و این ترکیب در سر عنوان ها نشان داده می شود.
   در عین حال، در رده بندی شناخته شده « فهرست سرعنوان های موضوعی کتابخانه کنگره آمریکا » و « نظام نمایه سازی پرسی»(Precis:Preserved Context Index System) که در کتابشناسی ملی انگلیس از آن استفاده می شود، آخرین شکل در سلسله نمایه های پیش همارا هستند.(15) در واقع پیش همارایی در نظام همارا به شیوه ای اطلاق می شود که در آن، گاهی واژه ها و اصطلاحات در موقع نمایه سازی با هم ترکیب می شوند: صادرات نفت به جای صادرات / نفت. (2)
ـ سیستم های نمایه سازی پیش همارا
  نمایه های پیش همارا از نظر فرمت فیزیکی به مشخصه بخصوصی احتیاج ندارد. اکثر نمایه هائی که اصول نمایه سازی پیش همارا را منعکس می سازد، نمایه های چاپی می باشند. بعضی از این نمایه ها کاملاً مستقل از  رايانه‌ بوده، اما بعضی دیگر از توانائیهای  رايانه‌ در شکل دهی و نمایش مدخل ها استفاده می کنند. اصول نمایه سازی پیش همارا تا حدی در سیستم های بازیابی اطلاعات  رايانه‌اي آن ـ لاین Online (پیوسته)و آف لاین Offline(نا پیوسته) (جستجوی گروهی) نیز بکار می رود.
در تمام نمایه های پیش همارا دو مسأله وجود دارد:
 نخستین مسأله با توصیف یکدست موضوع ها سروکار دارد. با در نظر گرفتن سر عنوان ها یا شناسه های بی شمار، یکدستی را باید هم در اصطلاحات و هم در نظم و ترتیب آنها بکار برد. قبل از آن که بتوان به یک روش یکدست استنادی ( اطلاعات کتابشناختی) دست یافت، باید بعضی از اصول مربوط به این روش را ایجاد و بر سر آن توافق نمود. در هر مورد ممکن است به سادگی درباره روش هر موضوعی که مطرح می شود، تصمیم گیری کرد و سپس آن را مراعات نمود یا برای ترتیب اصطلاحات یا مفاهیم ممکن است بعضی قواعد را به وجود آورد. پایه نظری برای روش استنادی باید یک سیستم بسیار ساخت یافته ای ایجاد کند که هدف آن رسیدن به روش استنادی یکدست میان موضوعات شبیه به هم باشد. در صورتی که بعضی دلایل اساسی و منطقی برای سبک و روش تعیین شده باشد، توصیف یک موضوع به وسیله سرعنوان مختلف با اصطلاحات و روش استنادی متفاوت، احتمال کمتری دارد که نادیده گرفته شود. با این حال، سیستم های نمایه سازی بسیاری در طول قرن گذشته بوجود آمده، و اصول خود را در زمانی پایه گذاری کرده اند که ذکر مشخصات مفصل موضوعات غیر ضروری بود. نمایه هایی که مبتنی بر فهرست سرعنوان های موضوعی معمول و متدوال می باشند، از یک روش استنادی کم ساخت یافته ای استفاده می کنند، چرا که از یک طرف، نیازی به این نیست که روش های استنادی میان موضوع ها شبیه به هم بوده، و از طرف دیگر هیچ مجموعه کاملی از اصولی که روش استنادی را مشخص نماید، وجود ندارد. با این وجود، این نمایه ها بعضی از قواعد مربوط به ساختار سرعنوان ها را مورد توجه قرار می دهند.
   مسأله دوم که باید مورد توجه نمایه سازان باشد، تأمین نیازهای دستیابی استفاده کنندگان به موضوع هایی است که از طریق یکی از مفاهیم «ثانویه» صورت می پذیرد. در روش استنادی مقرر، فقط یک اصطلاح می تواند در محل اصلی قرار گیرد. روش استنادی مرجّح باید روشی باشد که با رهیافت بسیاری از استفاده کنندگانی که انتظار می رود اطلاعات مربوط به موضوع را بازیابی کنند، مطابقت داشته باشد. هر روش استنادی هر قدر هم به خوبی پایه گذارده شده باشد، برای هر جستجوگری مناسب نخواهد بود. ارجاعات و معرفهای اضافی باید مکمل سرعنوان اولی یا معّرف اصلی باشد و دستیابی را از جهات دیگر نیز امکان پذیر سازد. حداقل، یک ارجاع یا معّرف اضافی معمولاً از هریک از مفاهیم «ثانویه»، در روش مرجّح ضروری می باشد. به همان طریقی که روش های استنادی ممکن است از پایه های تئوریکی کمتر یا بیشتری برخوردار باشد، بطور یکسان، تولید ارجاع ممکن است از یک الگوی از پیش تعیین شده ای پیروی کند، یا ارجاع یا معّرفهای اضافی موردنظر ممکن است براساس یک روش خاصی برنامه ریزی شود. بعضی الگوها وجود دارند که معمولاً از آنها برای تولید ارجاعات اضافی استفاده می شود تا تعداد ارجاعات کمکی در یک سطح قابل قبول حفظ شود. همچنین اگر الگوریتم ساده ای را بتوان برای تولید مدخل های نمایه معین کرد، آنگاه مدخل ها و ارجاعات اضافی را با استفاده از رشته  نمایه اصلی به عنوان داده های ورودی، می توان بوسیله  رايانه‌ چاپ نمود. در واقع، مسائل دوگانه مطرح شده به این علت رخ می دهند که سیستم های پیش همارا اساساً سیستم های تک ـ موردی(One- Place system) هستند. سیستم های تک موردی در موقعیت هائی مناسب هستند که بخواهیم برای هر مدرکی فقط یک معّرف اصلی داشته باشیم. این سیستم ها ممکن است برای جستجوگر مزایائی نیز داشته باشد. تعدادی از جستجوها را با ردیابی مدخل ها ذیل سر عنوان های مشابه می توان به طور همزمان انجام داد. همچنین در جائی که فقط پالایش یاتغییرات جزئی در واژه های موضوعی مقتضی می باشد، استراتژی جستجو را نسبتاً می توان به آسانی تغییر داد. (3)
 
نمایه سازی پس همارا      Post-co-ordinate indexing  
روش ویژه ای در نمایه سازی مدارک وجود دارد که در آن، هنگام بازیابی در مراحل بعد، از ترکیب یا در واقع از همارایی اصطلاحات از پیش تخصیص یافته استفاده می شود و عمدتاً بر نظریه مجموعه ها و منطق بول که ذکر آن خواهد رفت، قراردارد. در این صورت نام اصلی این روش، نمایه سازی پس همارا است.
تعریف ـ نمایه سازی پس همارا را شیوه ای از نمایه سازی برای منابع و مدارک کتابخانه ای است که در آن نمایه ساز، سرشناسه ها را از مفاهیم بسیار ساده انتخاب می کند و تعدادی شناسه نیز زیر هر یک اضافه می نماید و در پی آن، تدابیری برای پیوستن آنها با یکدیگر به دست می دهد تا به وسیله آنها، جوینده بتواند موضوع مرکب مورد نظر خود را بیابد. قابل ذکر است که «پیکابو»(Peek –a- boo) و «نمایه سازی تکواژه ای »(Uniterm Indexing ) از این نوع نمایه سازی می  باشند. (15)
   در واقع، در نظام های پس همارا، همارایی در مرحله جستجو صورت می پذیرد، بدین معنی که هنگام نمایه سازی، موضوع های ترکیبی و پیچیده به مفاهیم ساده تر تجزیه می شوند و به هنگام جستجو موضوع های پیچیده از طریق همارایی مفاهیم ساده بدست می آیند. این روش به خاطر امکان عرضه ترکیب های متعددی از واژه ها، به نظام انعطاف می بخشد.
 
- تاریخچه و اصول
    در دوران پس از جنگ جهانی دوم حجم انتشارات، خصوصاً انتشارات علمی و تخصصی به طور فوق العاده افزایش یافته است. در هر موضوع صدها کتاب، مجله و گزارش انتشار می یابد و پدیده ای را به وجود آورد که گاه «انفجار انتشارات» و گاه «انفجار اطلاعات » نامیده می شود، در واقع، دیگر تنها نوشته، برای ثبت اطلاعات و انتقال آن کافی نیست بلکه انواع وسایل چون فیلم ، میکروفیلم، صفحه، نوار، ... برای ثبت و انتقال اطلاعات به کار گرفته می شود. یکی از نتایج این امر آن است که روش های قراردادی طبقه بندی، بطور عمده به کار تنظیم کتاب در قفسه کمک می کند و سرعنوان های موضوعی نیز بطور کلی برای کتاب مناسب است. این روش ها در مورد فهرست کردن موضوعات بسیار ریز و جزئی با محدودیت های روبرو است که مانع نمایه سازی دقیق مدارکی که غیر از کتاب هستند، می شود.
   از مشکلات دیگر به کار بردن روش های قراردادی طبقه بندی و سرعنوان های موضوعی، رشد سریع حجم فهرست است که در نتیجه آن یک سلسله مسائل چه از نظر نگهداری و چه از نظر جستجو در آن به وجود می آید. رج کردن برگه های تازه در فهرست و مراجعه به آن، الفبایی کردن، تقسیمات فرعی، سرعنوان های چند پاره و نیز لزوم داشتن برگه های راهنما، همه مسائلی است که استفاده ازفهرست قراردادی جستجو در آن را، مشکل می سازد.
بدین ترتیب، نیاز به یک نوع نمایه سازی که بتواند پژوهندگان را به عمق محتوای مدارک رهنمون باشد، در سال های بعد از جنگ، سبب پیدایش روش جدیدی شد که آن را نمایه سازی همارا «Coordinate Indexing » نام گذاشته اند. (3) با توجه به آنچه گفته شد، نمایه سازی پس همارا این گونه شکل گرفت که اوایل دهه 1950 (حدوداً بین سالهای 1953-1950 ) شخصی به نام مارتیمرتاب «Mortimer Taube  » که تصدی مقامی را در مرکز اسناد وزارت دفاع آمریکا برعهده داشت، روش نمایه سازی همارا را برای بررسی گزارشهای نظامی و مدارک دیگر ابداع کرد. تاب دریافت که اگر دگرگونی جدیدی در تجزیه و تحلیل مدارک ایجاد کند به بعد تازه ای دست می یابد و آن، جایگزین کردن مفهوم حقیقی هر مدرک در جای قالب موضوعی است که بر مفهوم حقیقی مدرک تحلیل شده است. وی در سیستم خود از تکواژه یا واژه هایی که بیانگر یک مفهوم بودند، استفاده کرد. بنابراین از نظر سابقه تاریخی، معرفی نمایه سازی همارا تا حدود زیادی مدیون «مارتیمرتاب» است، هرچند قبل از وی عده دیگری هم بودند که در نمایه سازی از این شیوه استفاده می کردند، از جمله «باتن» در انگلستان و «کوردوینه» در فرانسه.
   در واقع، اوایل دهه 1950، وقتی «تاب» برای اولین بار از این روش برای تنظیم یک دسته از مدارک ASTIA (مرکز اطلاعات فنی نیروی مسلح) استفاده کرد، واژگان محدود بکار برد که از اصطلاحات یک کلمه ای به نام «تکواژه» تشکیل شده بود. تکواژه ها از متن خود مدارک گرفته می شدند و هیچ نوع کنترل واژگانی صورت نمی گرفت. در واقع فرض بر این بود که محتوای مدرک را می توان در قالب چند مفهوم اصلی ریخت و مفاهیم بدست آمده را به کمک تکواژه ها بیان کرد. مدارک رسیده به جای آنکه بر پایه یک فهرست از پیش ساخته و مرکب از سرعنوان های موضوعی، تجزیه و تحلیل شوند و با مفاهیم واقعی مدارک در قالب داده های موضوعی از پیش ساخته بیان شود، بر اساس شناخت نمایه ساز یا متخصص موضوعی دیگری که مفاهیم مدارک را تجزیه و تحلیل می کند، استوار می شود. از این روی، نیاز به فهرست های از پیش ساخته نیست، بلکه قالب های مفاهیم به تدریج ساخته می شوند و زمینه ای قرار می گیرند برای انتخاب و وضع اصطلاحات دیگر.
  مطابق این سیستم مدارکی که باید نمایه شود، به ترتیب خاصی شماره گذاری می شوند و آنگاه مورد بررسی قرار می گیرند و موضوع آنها، بطور متوسط با حدود 7 تا 15 تکواژه توصیف می شود، سپس زیر هر تکواژه شماره ثبت مدرک قید می گردد. کسی که بخواهد موضوعی چند واژه ای را جستجو نماید باید تمام تکواژه های مربوط به موضوعش را پیدا کند و شماره های ثبت مدارک را با هم منطبق نماید، یعنی مدارکی که شماره آنها زیر تمام تکواژه ها ثبت شده باشد، لذا مرحله انطباق با همارایی تکواژه ها در مرحله جستجو صورت می گیرد. وجه تسمیه این روش  نمایه سازی هم ظاهراً در همین خاصیت همارایی است. در نهایت می توان نتیجه گرفت که نمایه سازی پس همارا یا در واقع نمایه سازی همارا (همان طور که قبلاً هم متذکر شدیم) روش ویژه ای در نمایه سازی مدارک است که در آن، به هنگام بازیابی در مراحل بعد، از ترکیب یا در واقع از همارایی اصطلاحات از پیش تخصیص یافته استفاده می شود و عمدتاً بر مبنای نظریه مجموعه ها و منطق بول به وجود آمده است، اما برخلاف این شیوه (نمایه سازی پس همارا) که در آن «مارتیمرتاب» عقیده داشت که تمام توصیفگرها باید در مرحله بازیابی اطلاعات همارا شوند، در پیش همارایی همان طور که قبلاً هم شرح آن رفت، توصیفگرها اجزای تشکیل دهنده یک مفهوم، قبل از بازیابی با یکدیگر ترکیب می شوند تا از ابهام و نارسائی در هنگام پس همارایی جلوگیری شود، مثلاً در مورد واژه های «فلسفه» و «تاریخ» اگر منظور «فلسفه تاریخ» است که از همان آغاز، واژه «فلسفه تاریخ» را به عنوان توصیفگر می پذیریم تا از بازیابی بعدی به صورت «فلسفه تاریخ» یا «تاریخ فلسفه» جلوگیری شود یا به جای دادن دو توصیفگر «ریشه کنی» و «مالاریا»، در موقع نمایه سازی آن را بصورت «ریشه کنی مالاریا» انتخاب می کنیم. پیش همارایی اگرچه برای کم کردن ریزش کاذب موثر است ولی از خاصیت بعد همارایی که مزیت نمایه سازی همارا است، کم می کند. مثال دیگری از پیش همارایی «مدیریت کتابخانه دانشگاهی» است که نمایه پس همارای آن می شود: مدیریت /کتابخانه / دانشگاه، بدین معنی که در نظام پس همارا، کل مدارک را باید دید تا مشخص شود هر سه واژه دانشگاه / کتابخانه / مدیریت با هم به چه مدارکی اختصاص یافته است. در واقع، بسیاری از زبان های نمایه ای اصطلاحنامه ای که اصطلاحات مورد نیاز نظام پس همارا را فراهم می کنند، دارای اصطلاحات ترکیبی هستند و لذا باید آنها را پیش هماراسته تلقی کرد. (2)
   بنابراین همارایی به مفهوم تمام کلمه، یعنی ترکیب دو یا چند واژه برای به وجود آوردن یک رده موضوعی که با دیگر رده های موضوعی که با همان واژه ها اما بطور منفرد نشان داده شده باشند، یا حاصل نوع دیگری از ترکیب واژه های مزبور باشند، تفاوت داشته باشد. در واقع در این نظام، واژه های نمایه غالباً از ترکیب دو واژه یا بیشتر جهت توصیف موضوع های خاص بدست می آید. این واژه های پیش هماراسته، در همان شکل که نمایه ساز به آنها اختصاص داده است و بدون دستکاری اضافی به عنوان واژه های جستجونیز بکار می روند. (3)
 
ـ منطق جستجوی بولی در نظام همارائی (نمایه سازی پس همارا)
در واقع، نظام های نمایه سازی همارای امروزی به تدریج از مفهوم اولیه خود (روش مارتیمرتاب) نشأت گرفتند. این نظام ها، دیگر منحصراً بر اصطلاحات تکواژه ای مبتنی نیستند و از واژه هایی که حاصل ترکیب دو کلمه یا بیشتر باشد هم آزادانه استفاده می شود. این کلمه های مرکب را می توان واژه های پیش هماراسته دانست که در حین جستجو به روش همارا با هم ترکیب می شوند. واژگان آزاد به تدریج جای خود را به واژگان های کنترل شده ای می دهند که در اصطلاحنامه ها طبقه بندی شده و ساخت زبان نمایه را نشان می دهند.
انواع زبان های نمایه که در نظام های نمایه سازی همارا بکار می رود، اغلب شامل ارتباطهای پیچیده اصطلاحات است و از این رو جستجوهای تخصصی بغرنج را میسر می کند. جستجوهای تخصصی بغرنج با ظهور نظام های  رايانه‌اي هم میسر شد، در حالی که نظام های نمایه سازی همارای دستی، از جمله «پیکابو» تا حد زیادی محدود به استفاده از ضرب منطقی هستند و این اساساً حاصل محدودیت هایی است که در روش های آنها موجود است.
منطق جستجو که در اکثر نمایه های پس همارا به کار می رود، بر اساس منطق ریاضی جرج بول ریاضیدان انگلیسی قرار دارد. البته جای بحث منطق بول در منطق ریاضی و ریاضیات جدید است. در واقع، اصطلاح بولی کردن در نمایه سازی به معنی منطقی کردن کار موردنظر و به کار بردن روابط منطقی بین رده های موضوعی یا اعمال این روابط برای ایجاد رده ها و یا مفاهیم ترکیبی جدید است. با منطق بولی، بستگی های مفاهیم مندرج در پرسشها نشان داده می شوند، مثلاً گاهی لازم است که چندین مفهوم جستجو با هم ارتباط داده شوند. ادات منطقی بول عبارت اند از: و (and ) ، یا (or  ) و علامت نفی (نا،نه) not . شکل  های مطرح شده در صفحات بعد، کاربرد و معنی این ادات را نشان می دهد، این شکل ها به نمودارهای ون Vann diagrams معروف است. بنابراین برای درک بیشتر، اصطلاحات (مثل ضرب، جمع و تفریق منطقی) در زیر تنظیم شده است:
مثلاً اگر یک مجموعه ازمدارک درباره «نمایه سازی ماشینی» باشد (مجموعه A ) و مجموعه دیگر درباره «مجلات شیمی» (مجموعه B )، در این صورت، ضرب منطقی این دو (A×B ) جستجوی آن دسته از مدارک نظام را که «A » و «B» توصیفگر آنهاست، یعنی مدارک مربوط به «نمایه سازی ماشینی مجلات شیمی» را مشخص می کند. قسمت هاشورزده نشانه مجموعه مدارکی است که هر دو توصیفگر A و B به آنها داده شده است. (A/A×B وB )

      تفریق منطقی این دو (B A-) مدارکی را تعیین می کند که «A» توصیفگر آنهاست اما «B» نیست و این یعنی مدارکی که موضوع آنها « نمایه سازی ماشینی» است، به جز مدارکی  که در آنها از «نمایه سازی ماشینی مجلات شیمی» بحث    می شود. قسمت هاشورزده، نشانه مجموعه مدارکی است که توصیفگر A به آنها اختصاص یافته ولی توصیفگر B را ندارد. (A منهای A/B نه B )

     جمع منطقی این دو که بیانگر شمول است (A+B )، مدارکی را نشان می دهد که «A »یا «B » و یا هر دو توصیفگر را شامل می شود، یا به عبارت دیگر مدارکی را نشان می دهد که به موضوع «نمایه سازی ماشینی» یا موضوع «مجلات شیمی» و یا «نمایه سازی ماشینی مجلات شیمی » پرداخته اند.
قسمت های هاشورزده، نشانه مجموعه مدارکی است که توصیفگر «A » یا توصیفگر «B » (یا هر دوی آنها) به آنها اختصاص دارد. (A/A+B یا B )

    از منطق بول هم در برگه های جدول (ده ستونی) و برگه های انطباق پذیر نوری (که شرح آنها بطور مفصل در صفحات بعد داده خواهد شد) و هم در  رايانه‌، می توان استفاده کرد. در واقع، می توان گفت که کاربرد اصلی منطق بول در نظام های  رايانه‌ ذخیره و بازیابی اطلاعات است. در این نظام ها، پرسشهایی که از  رايانه‌ می شود، همه در قالب عبارت هایی است که شامل عملکردها و علامت های منطق بولند. (4)
 
ـ ریزش کاذب(False - drop)
بازیابی ناخواسته در اصطلاح نمایه سازی همارا، «ریزش کاذب» خوانده می شود، این امر به ویژه در نمایه سازی پس همارا مشکلاتی را ایجاد می نماید، مثلاً مدرکی با سه توصیفگر فعالیت گرایی/ دانش آموزان/ معلمان، نمایه شده است. مدرک درباره «فعالیت گرایی دانش آموزان» بحث کرده، ولی به دنبال یک جستجو، ممکن است« فعالیت گرایی معلمان» نیز بازیابی شود و این چیزی نیست مگر ریزش کاذب، یا واژه های «فلسفه» و «تاریخ»، هم به صورت «فلسفه تاریخ» و هم «تاریخ فلسفه» ممکن است بازیابی شود. بدین ترتیب به مرور که نظام های نمایه سازی همارا بیشتر شناخته شدند و بطور گسترده مورد استفاده واقع شدند، بعضی محدودیت ها که خاص پس همارایی نمایه ها بود، خودشان را نشان دادند. امکان ترکیب نامحدود توصیفگرها که گمان می رفت، امتیاز نظام همارا باشد، ثابت کرد که در خیلی از موارد زیان آور است. در مراکز اسناد، کوشش همواره بر این بوده که با استفاده از روش های گوناگون حداکثر استفاده از بازیابی با حداقل صرف وقت و هزینه صورت گیرد. یکی از راههای کم کردن ریزش کاذب، پیش همارایی توصیفگرهایی است که ممکن است در مرحله بازیابی دچار این مشکل شوند. چنانکه قبلاً هم ذکر شد، پیش همارایی، اگر چه ریزش کاذب را کم می کند ولی به ویژگی بعد همارایی نمایه سازی لطمه می زند. هرگاه میانگین جستجو در بانک اطلاعاتی منتج به دسترسی به حدود 10 مدرک باشد، حتی اگر درصد ریزش کاذب زیاد باشد، باز هم می شود گفت که مشکل اساسی وجود ندارد، زیرا حذف چند مدرک ناخواسته از مجموع حدود 10 مدرک وقت زیادی نمی گیرد. مع هذا، اگر ریزش کاذب مشکل اساسی باشد، می توان راههای دیگری را نیز امتحان کرد که شاخص ها یا نشانه های نقش (Role ) و رابط (Link )از آن جمله اند، بدین معنی که برای جلوگیری از همارائیهای ناخواسته، «رابطها» به کار می روند، و برای نشان دادن عمل یا کارکرد یک واژه معین در یک توصیف نمایه ای، «نقشها» به کار می روند، به عبارت دیگر «رابط» نشانه یانمادی قراردادی است که به منظور پیوند دادن موضوع ها و مفاهیم توصیفگرهای یک مدرک بخصوص به کار می رود، «نقش»نیز نشانه ای است که کاربرد یک توصیفگر را در یک مدرک بخصوص مشخص می سازد. بنابراین قابل ذکرخواهد بود که رابطها و نقشها، همراه با توصیفگرها و شماره های مدارک مربوط به آن توصیفگرها می آیند تا ریزش کاذب را کم کنند، مثالی در مورد رابطها:
   اگر مدرکی درباره «آگهی تلویزیونی وسایل دید و شنودی» و«آگهی مطبوعاتی وسایل آموزشی» بحث نماید، نشانه های رابط به ترتیب زیر، در کنار شماره مدرک هر برگه ظاهر می شوند:
توصیفگرها شماره مدرک رابط
آگهی تلویزیونی     25  الف
آگهی مطبوعاتی     25   ب
وسایل دید و شنودی     25  الف
وسایل آموزشی     25   ب
   با این تدبیر، اگر جستجویی در مورد «آگهی تلویزیونی وسایل آموزشی» صورت گیرد، ارتباط کاذب به وجود نمی آید، زیرا ارتباط بین مفاهیم این مدرک روشن شده است، اما علی رغم اینکه رابطها می توانند از اختلال در امر بازیابی جلوگیری کنند، شاید مانع بعضی از همارائیهای بالقوه سودمند هم بشوند و این مورد را می توان با مثال مارتیمرتاب نشان داد و آن مدرکی است که موضوع آن، «پوشش سربی برای لوله های مسی» است. برای جلوگیری از همارایی کاذب بین «سرب» و «لوله ها» می توان به ترتیب از رابط بین «سرب» و «پوشش» از یک طرف و «مس» و«لوله ها» از طرف دیگر استفاده کرد. هرچند که این کار، احتمال ریزش یا همارایی کاذب را از میان می برد، ولی از همارایی بلالقوه مفیدی ، جلوگیری می کند و آن، ترکیب دو توصیفگر «پوشش» و «لوله ها» است که پاسخ مناسب به جستجو احتمالی در مورد «پوشش» و «لوله ها» خواهد بود. (2)
   از طرفی، با تمام این اوصاف، موضع یک اصطلاح در همه موضوعات یکسان نیست، یک کلمه در یک جا موضع «الف» و در یک جا موضع «ب» دارد و این مشکل ترین چیزی است که برای ماشین به وجود می آید، بنابراین در این میان، راه میانبر آن است که از این همارایی تکواژه ای عدول کرده و بصورت پیش همارا بعضی از واژها را استفاده نماییم.
 - سیستم های نمایه سازی پس همارا
- پایگاه های اطلاعاتی  رايانه‌اي و سیستم برگه ای
   نخستین سیستم های نمایه سازی همارا مبتنی بر انواع مختلف برگه ها و دیگر سیاهه ها بود. این سیستم ها اکنون بطور کلی بوسیله نمایه ها و سیستم های بازیابی همراه پایگاههای اطلاعاتی  رايانه‌اي کنار گذاشته شده اند. تسهیلات بازیابی ارائه شده در این محیط بستگی به ماهیت پایگاه اطلاعاتی (برای مثال، واژه های موضوعی و فیلدها) و نیز بستگی به نرم افزاری دارد که برای ایجاد، نگهداری و بازیابی اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی به کار می رود. سیستم های  رايانه‌اي طیف وسیعی از استراتژی های جستجو را عرضه می کنند، همچنین سیستم های  رايانه‌اي استراتژی های جستجو را که در سیستم های برگه ای لیکن خسته کننده می باشد، آسان و بسیار موثر ارائه می دهند. سیستم های  رايانه‌اي برای جستجوی موضوعات اخص و عنوان هایی که از نظر توصیف به یک رشته از اصطلاحات مرکب احتیاج دارند، دارای گزینه های بسیار است.
 چرا پایگاه های اطلاعاتی  رايانه‌اي جایگزین سیستم های برگه ای می شود؟
  بسیاری از سیستم های برگه ای توانائی محدودی دارند، در واقع، یا برحسب تعداد مدارکی که بوسیله سیستم نمایه سازی می شود، یا برحسب تعداد واژه های موضوعی که بوسیله سیستم  پذیرفته می شوند، می باشند.این توانایی محدود، بدان معنی است که سیستم های برگه ای مناسب شرایطی می باشند که در آن نمایه فقط برای یک رشته موضوعی به خصوصی یا برای مجموعه کوچکی از مدارک یا اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. بدین ترتیب، نمایه های پس همارای برگه ای اساساً در کتابخانه های اختصاصی از جمله کتابخانه های صنعتی، کتابخانه های هنری، و کتابخانه های تحقیقاتی و دولتی، و در مجموعه های خاص کتابخانه های بزرگتر کاربرد دارند، همچنین فرمت فیزیکی نمایه های پس همارای برگه ای، استفاده از آنها را در بخشهایی که در آن کتابداران و کارشناسان اطلاع رسانی به عنوان واسط میان نمایه و استفاده کنندگان از آن عمل می کنند، محدود می سازد. نمایه های پس همارای برگه ای برای استفاده کنندگانی که با سیستم آشنائی ندارند و ممکن است در اثر کمی تجربه و مهارت سازمان برگه ها را بهم بریزند، وسیله کارآمدی نمی باشد. سیستم های  رايانه‌اي با مقیاس وسیعتری جایگزین سیستم های برگه ای شده اند. هرچه میکرومینی  رايانه‌ها و نرم افزارهای بازیابی اطلاعات ارزان تر و استفاده از آن آسان تر شود، گرایش به سوی سیستم های محلی بازیابی اطلاعات  رايانه‌اي، تقویت می گردد. علاوه بر آن، برخی از این سیستم ها در موقع خود، به سیستم ها و شبکه های بزرگ آن ـ لاین (پیوسته) وصل می شوند. سیستم های بازیابی اطلاعات  رايانه‌اي که از بعضی از اصول نمایه سازی پس همارا استفاده می کنند، نه تنها در مجموعه ها و نمایه های خاص بلکه در سیستم های جستجو آن ـ لاین ( پیوسته) تجاری نیز کاربرد فراوان دارند. سیستم هایی مانند Dialog ، Irs ،Orbit ،Blaise ممکن است به وسیله کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در دسترس باشند.
 
- نمایه های مبتنی بر برگه
بررسی مفصل سیستم های نمایه سازی پس همارا را با شرح مختصری از بعضی از نمایه های برگه ای شروع می کنیم . این شرح ارزش تاریخی دارد، اما از نظر ارائه مفاهیم مربوط به نمایه سازی پس همارا وسیله موثری نیز به حساب می آید. نمایه های برگه ای (در واقع نوع سنّتی سیستم های نمایه سازی پس همارا) را می توان به دو صورت یعنی نمایه های Item Record و نمایه های Term Record تقسیم کرد.
 یک فایل Item Record فایلی است که درآن رکوردها به طور سریال بوسیله شناسه (Identifier) یا شماره مدرک مرتب می شود. هر مدخل یا رکورد، تمام اطلاعات مربوط به یک مدرک را، از قبیل رفرانس و واژه های موضوعی که در سیستم موجود می باشد، ذخیره می کند، برعکس یک فایل Term Record فایلی است که برحسب واژه های موضوعی مرتب گردیده و با هر مدخل یک واژه موضوعی واطلاعات مدرک همراه با آن اصطلاح نوشته می شود.
  یک نمایه پس همارای Item Record ممکن است چندین فرم فیزیکی داشته باشد. فرم فیزیکی محدودیت هایی را بر نوع اطلاعات یا داده ها که ممکن است ذخیره سازی شوند و بر شیوه ای که نمایه را می توان جستجو کرد، اعمال می کند:
1- فهرستی از اصطلاحات :  روی جلد یا صفحه اول مدرک، ساده ترین فرم نمایه Item Record راتشکیل می دهد. آشکارا، این یک نوع نمایه کاملاً رضایت بخش نیست، زیرا برای اینکه نمایه را مورد جستجو قرار داد، تمام فهرست واژه های موضوعی که به هریک از مدارک تخصیص داده شده است، باید به خاطر بازیابی آن مدارک با گروهی از واژه های موضوعی دلخواه مورد بررسی و مرور قرار گیرد.
2-  برگه های فهرست : که با هر برگه یک مدرک، اصطلاحات واطلاعات کتابشناختی آن ارائه می شود و پیشرفت اندکی نسبت به گزینه اول دارد.  
3- برگه های لبه منگنه(Edge Notch Cards): احتمالاً  معمول ترین نمایه غیر ماشینی Item Record می باشد. هر برگه به عنوان نماینده یا جانشینی برای یک مدرک عمل می کنند و واژه های موضوعی مدرک دورلبه برگه کد گذاری می شود. برگه های لبه منگنه یک رشته سوراخ در پیرامون خود دارد و تکه برگه میان سوراخ و لبه برگه را ممکن است با استفاده از یک منگنه، برای تشکیل یک بریدگی، برداشت. نقش بریدگیها و سوراخها در امتداد لبه یک برگه، ذخیره سازی واژه های موضوعی است که به مدرک تخصیص یافته است. عمل جستجو با داخل کردن یک سوزن در محل سوراخ یا سوراخهای یک دسته از برگه ها که نشان دهنده اصطلاح مورد جستجو است، انجام می گیرد. برگه های دندانه دار که مدارک مربوط را نشان می دهد، از سوراخ افتاده و از دسته برگه ها جدا می شوند. اصطلاح ریزش کاذب که در دیگر جنبه های بازیابی اطلاعات روی می دهد، می تواند اصل واساس خود را در برگه های لبه منگنه پیدا کند. ریزش کاذب به برگه هایی اطلاق می شود که به واقع مدراک مربوط به موضوع جستجو را نشان نداده و از سوزن پائین نمی افتند. در ارتباط با داخل کردن سوراخ در دسته برگه ها فرض کنید که در یک نمایه شامل «آموزش و پرورش» لازم است تمام مدارک نمایه سازی شده ذیل اصطلاح «مدارس متوسطه» را تعیین کنیم. اگر «مدارس متوسطه» در زبان نمایه سازیِ بکار رفته در نمایه، اصطلاح باشد، ممکن است کدگذاری شده و بوسیله یک سوراخ که شماره 8 به آن داده شده است، نشان داده شود، وقتی سوزن را در محل 8 قرار دهیم تمام برگه ها دسته با سوراخ 8 از سوزن خواهد افتاد. بدین ترتیب، تمام برگه های مربوط به مدارکی که حاوی مطالبی درباره «مدارس متوسطه» است از دسته برگه ها برداشته می شوند.
4- برگه های روزنه دار(Aperture Cards): نوع خاصی از برگه است که ذخیره سازی تمام مدرک را در مرکز برگه امکان پذیر می سازد. یک میکروفرم افزوده که حاوی متن کامل مدرک نمایه سازی شده است به برگه الصاق می شود. نمایه ای که از برگه های روزنه دار استفاده می کند، بیش از یک نمایه می باشد. این نمایه مجموعه کامل مدارک است و برگه ها برای خواندن مدارک باید برداشته شوند. درواقع، با این عمل می خواهیم خواننده خود درباره امتیازات نسبی چنین فرمتی اندیشه کند.  برای ذخیره سازی نقشه های، فنی، فرم استانداری به حساب می آید و در ارتباط با ثبت نامه ها نیز بکار می رود. مدارک ممکن است بوسیله کدگذاری پیرامون لبه برگه بازیابی شوند و جدا از میکروفیش افزوده، شبیه به سایر برگه های لبه منگنه می باشد.
نمایه های برگه ای Term Record نیز فرم های فیزیکی مختلفی دارد:
1-  برگه اصطلاح (Term Card): ساده ترین فرمتی است که در یک نمایه Term Record مورد استفاده  قرار می گیرد. نمایه ای که بر اساس برگه اصطلاحات ایجاد می شود و بطور سطحی، کمی متفاوت از یک نمایه برگه ای معمولی می باشد. اگر چه در جستجوی آن باید دانست که این نمایه در واقع یک نمایه پس همارا می باشد. در این  نمایه، هر واژه موضوعی یک برگه به خود اختصاص می دهد، و بر روی آن برگه، شماره های مدرک یا رفرانسهای بسیار مختصری از مدارکی که برای آن واژه موضوعی به خصوص اختصاص یافته است، نشان داده می شود.
2- برگه های جدولی یا ده ستونی (Terminal Digit Cards): نوع به خصوصی از برگه اصطلاح است . برگه ده ستونی که گاهی به نام برگه اصطلاح خوانده می شود، شماره های مدرک را بر روی هر برگه وارد کرده و به ترتیبی تنظیم می شود، که مرور و مقایسه لیست شماره را آسان می سازد. شماره مدرک در ستونی از برگه بر حسب آخرین  شماره وارد می شود، بدین ترتیب هر برگه ده ستونی عمودی به ترتیب از 0 تا 9 تقسیم می شود. به دلیل کاربرد فراوان این نوع از برگه ها، در این پژوهش بطور مفصل راجع به آنها و چگونگی نحوه بازیابی شان بحث می شود. (3)
- بازیابی اطلاعات در نمایه سازی پس همارا (از طریق برگه های جدولی یا ده ستونی )
اطلاعات شناسنامه هر مدرک روی کارتی ترجیحاً به اندازه 24×15 ثبت می گردد. شماره ترتیب قرار گرفتن مدرک در قفسه که همان شماره بازیابی است، روی کارت نوشته می شود.

 

  اگر برگه بزرگ باشد، قسمت فهرست تحلیلی را در پایین برگه  و در غیراینصورت در پشت برگه  یادداشت می کنیم. (اخیراً فهرست تحلیلی را در پشت آن می نویسند و در بخش پایین آن در صورت وجود جا، چکیده را می نویسند). به هر حال، این بخش همیشه در یک محل مشخص باید نوشته شود. به این برگه، برگه مادر می گویند که بر اساس شماره بازیابی (ثبت) مرتب می گردند. در مرحله بعد به تعداد موضوع هایی که در قسمت تحلیلی یادداشت است (چه این موضوع ها از سرعنوان موضوعی استخراج شده باشد، چه از یک تزاروس ( اصطلاحنامه) و بصورت کلیدواژه)، از روی کارت اصلی یا برگه مادر، تکثیر می شود. بعد هر کدام از موضوع ها در بالای کارت های تکثیر شده، با فاصله در ردیف شماره بازیابی نوشته می شود. لازم به ذکر است که در گذشته به دلیل کمبود وجود تزاروس از سرعنوان های موضوعی نیز برای تعیین  موضوع استفاده می شد، اما امروزه تنها از تزاروس استفاده می شود.

نمونه ای از این کارت های موضوعی را در زیر مشاهده می کنید:

 

   این برگه ها در برگه دان موضوعی به ترتیب الفبایی بایگانی می شوند. چنانچه چند برگه دارای موضوع واحد بودند به ترتیب شماره از کوچک به بزرگ مرتب می شوند، ولی همان طور که قبلاً هم گفته شد برگه های مادر، در برگه دان دیگر به ترتیب شماره بازیابی (ثبت) مرتب می شوند. حال چنانچه مراجعه کننده ای در پی تحقیق در مورد «برنامه های درسی» باشد، برگه دان موضوعی در محل الفبایی «برنامه های درسی» تعداد مدارکی که با این موضوع در آرشیو وجود دارند، نشان می دهد. شماره های سمت راست بالای کارت نیز محل قرار گرفتن مدرک در ققسه ها را نشان می دهد. این روش برای آرشیو کوچک مناسب است و اگر تعداد مدارک زیاد شود، حجم برگه دادن ها سریع اشغال شده و تعداد برگه دان ما زیاد می شود که در این صورت هم جاگیر و هم جستجو گیج کننده می شود. برگه های 0 تا 9 این مشکل را تا حد زیادی حل می کنند. این برگه ها در اندازه 5/12 × 5/7 و 24× 15 تهیه می شوند که شاهد نمونه ای از آن ها هستید:
 

   برای استفاده از این برگه ها، به این ترتیب عمل می کنیم که پس از آماده شدن برگه مادر، به تعداد موضوع های در نظر گرفته شده برای هر مدرک که در برگه مادر ثبت شده است، برگه 0 تا 9 تهیه می کنیم. موضوع را در قسمت بالای برگه می نویسیم و بعد شماره مدرک، بر اساس آخرین رقم سمت راست در ستون مربوط به آن رقم نوشته می شود. به برگه های مربوطه در زیر و صفحات بعد توجه نمایید.

 

 

 

 

     به این ترتیب، چهار برگه برای موضوع های مربوط به مدرک شماره 67 تهیه شد. چنانچه هر کدام از این موضوع ها قبلاً در مدرک دیگری وجود داشت وبرای آن موضوع برگه 0 تا 9 تهیه شده بود، حال برگه دیگری تحت همان موضوع تهیه نمی شد، فقط کافی بود که شماره 67 در ستون 7 همان برگه قبلی ثبت شود. در مورد مدارک بعدی نیز به همین ترتیب عمل می شود. چنانچه برای موضوع های در نظر گرفته شده برگه ای وجود داشته باشد، شماره مدرک جدید را در ستون مربوطه وارد می کنیم وچنانچه برگه 0 تا 9 تحت موضوع مربوطه وجود نداشته باشد، برگه جدیدی برای آن موضوع تهیه می شود. برگه های 0 تا 9 به ترتیب الفبایی در برگه دان مرتب می شوند، بنابراین داریم:
- آموزش و پرورش
- برنامه های درسی
- مدارس ابتدایی
- نظام جدید آموزش و پرورش
بنابراین برگه های 0 تا 9 موضوعی طبق نظام الفبایی فوق مرتب می گردند. درضمن یادآوری می شود که در برگه 0 تا 9 حداقل 100 مدرک را می توان ثبت کرد.
 
- تعیین موضوع
مراحل تعیین موضوع عبارت است از:
1. تشخیص محتوای مدرک یا به عبارت دیگر هدف نویسنده یا تهیه کننده
2. تعیین و تشخیص مفاهیمی که این منظور و محتوا را نشان دهد، یعنی پس از بررسی مدرک، نمایه ساز به شکلی منطقی به انتخاب مفاهیمی که موضوع را بیان می کند، می پردازد. برای انتخاب درست مفاهیم بهتر است از اصطلاحنامه های موضوعی استفاده نمائیم و نیز باز هم بهتر است برای هر موضوع، از اصطلاحنامه مخصوص آن حوزه استفاده نمود، مثلاً برای مدرک پزشکی از اصطلاحنامه پزشکی ویا برای متون کتابداری از اصطلاحنامه کتابداری.
3. انتخاب مفاهیم، یعنی اینکه ضرروتاً نمایه ساز همه مفاهیمی را که در بررسی مدرک بدست آورده است بکار نمی برد، بلکه انتخاب مفاهیمی که باید پذیرفته یا رد شود، بستگی به هدف نمایه سازی دارد، مثلاً آیا هدف، تهیه نمایه الفبایی چاپی است یا هدف، ذخیره عناصر نمایه سازی برای بازیابی  رايانه‌اي (ماشینی) یا گونه ای دیگر است.
 
- تعیین نوع مدرک
برای اینکه نوع مدرک مشخص شود، از دو روش می توان استفاده کرد:
1. رنگ: به این ترتیب که برای هر نوع مدرک یک رنگ در نظر گرفته شود، سپس مدرک بر روی برگه مادر و همچنین برگه های 0 تا 9 ، با رنگ در نظر گرفته شده، نوشته می شود.
2. نام مدرک: در زیر شماره مدرک، بر روی برگه مادر و برگه های 0 تا 9 ، نام مدرک یا علامت خاصی که به جای نام مدرک در نظر گرفته شده است، یادداشت می شود. به این ترتیب، با دیدن شماره های مربوطه به یک موضوع می توان متوجه شد که در آن موضوع چند مدرک و از چه نوع وجود دارد.
3. برگه های تطابق نوری( Optical Coincidence Cards) : مشهورترین فرم فیزیکی برای نمایه سازی پس همارا است. این برگه به نام های «پیکابو» و «باتن»(Batten) -که ذکر آن گذشت- نیز خوانده می شود. تمام برگه ها در بالا محلی برای کلید واژه دارند و نمایه بر حسب «الفبایی» کلید واژه ها مرتب می شود. سطح هر برگه از خانه های شطرنـجی که بسیاری از قسمت های برگه را می پوشاند تشکیل شده وبدین طریق کد گذاری شماره های مدارک انجام می گیرد. وقتی که شماره مدرکی مربوط به یک واژه موضوعی موردنظر برروی برگه ذخیره می شود، سوراخی در محلی  که نشان دهنده آن شماره می باشد، منگنه می شود. جستجو نه تنها مستلزم خواندن کدی است که با محل سوارخها برابری می کند، بلکه مقایسه سوراخهائی را نیز که در بیش از برگه تکرار می شود، بوسیله تطابق نوری ایجاب می نماید. برگه ها به دقت یکی بر روی دیگری در یک ردیف قرار می گیرند. بررسی و رسیدگی، محلهائی را بر روی برگه ها نشان می دهد که نور از آنها عبور می کند. این کار به کمک یک جعبه نور انجام می گیرد. این محلها برابر با مدارکی است که ذیل هر یک از واژه های موضوعی نمایه سازی شده و از نمایه انتخاب گردیده است. برگه های تطابق نوری معمولاً در یک خانه که واژه های موضوعی را در بالای هر برگه نشان می دهد نگهداری       می شوند، بطوری که ترتیب الفبائی را به آسانی می توان دنبال نموده و برگه های مورد نظر را به سادگی انتخاب کرد. برگه های تطابق نوری یکی از معمول ترین فرمت هائی است که در نمایه سازی پس همارا از آن استفاده می شود، زیرا این برگه ها از ظرفیت ذخیره سازی تعداد زیادی از مدارک برخوردار می باشند، بنابراین برگه های بزرگتر دارای 9999 محل کد گذاری بوده و بدین ترتیب می تواند 9999 شماره مدرک را ذخیره کند. نمونه ای از این برگه ها در صفحه بعد قابل مشاهده است.
4. برگه های لبه منگنه: این برگه ها را پیش از این رابطه با نمایه های Item Record بررسی کردیم. این برگه ها ممکن است در نمایه های Term Record نیز مورد استفاده قرار گیرند. در این کاربرد، هر برگه حاوی تمام داده های مربوط به یک واژه موضوعیِ مورد نظر است. محل هایی که لازم است کدگذاری شود،پیرامون منگنه می شود تا شماره مدارکی را که ذیل یک واژه موضوعی به خصوصی نمایه سازی شده است، نشان دهد.

مشکلات  نمایه سازی همارا در زبان فارسی
1- کمبود متون و دستورالعمل های نمایه سازی
2- کمبود فرهنگهای کاملاً دقیق و اصطلاحنامه های فارسی که در نتیجه از برقراری یکدستی در نمایه ها جلوگیری می کند.
3- روشن نبودن دامنه معنایی بسیاری از واژه ها در زبان فارسی بطوری که گاهی انتخاب واژه ها و اصطلاحات علمی خارجی معقولتر است. این مشکل مثلاً در مورد واژه های فنی، پزشکی و علوم وابسته پزشکی محسوس است.
4- در اختیار نبودن اصطلاحنامه های متعدد چاپ خارج
5- کمبود متخصصان نمایه ساز
6- مساله واژه های مترادف و هم معنی (که البته محدود به زبان فارسی نیست )
7- احتیاج به برقراری رابطه ها ونقش ها (که این مورد نیز محدود به زبان فارسی نیست)
8- آشنا نبودن غیر متخصصان با این شیوه اطلاع رسانی و در نتیجه محدود شدن کارایی آن
9- مشکل زبان ترجمه ها که با توجه به میزان آثار خارجی، به شکل اصلی انتخاب معادل های فارسی در برابر واژه های خارجی پی برده می شود.
     روی هم رفته می توان گفت که مشکل اساسی این شیوه یافتن یک اصطلاح مناسب برای تکواژه است و این امر به خصوص هنگامی دشوارتر می شود که اصطلاح برگزیده شده، از یک کلمه بیشتر باشد. ضمناً تکواژه ها بیشتر برای موضوع های کاملاً اختصاصی مناسب اند تا برای موضوع های کلی. (2)
 
نمایه سازی در ایران
   حال با توجه به آنچه از نمایه سازی همارا دریافتیم، لازم به ذکر است که در ایران، مراکز مدارک علمی معمولاً انجام امر نمایه سازی را برعهده دارند و با در اختیار داشتن مجموعه کاملی از مدارک،پژوهشگران را در انجام کارهای تحقیقاتی یاری می دهند.
در انجام چنین کار خطیری، «مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران » از سال 1350، کار نمایه سازی مقالات فارسی را در زمینه های علوم و علوم اجتماعی آغاز کرد و ضمن مطالعه و بررسی و آزمایش روش های مختلف نمایه سازی، روش نمایه سازی همارا که پایه آن تجزیه و تحلیل محتوای اطلاعاتی مدارک در قالب مفاهیم بود، انتخاب کرد. ضوابط نمایه سازی بطور اعم همان بود که در مراکز اطلاع رسانی و دکومانتاسیون دنیا به کار می رفت. ضوابط و ویژگیهای خاص این نظام در ارتباط با زبان فارسی در جلسات مختلفی که با حضور نمایه سازان تشکیل می شد، بحث بررسی و احتمالا به تصویب و تأیید رسید و برای طبقه بندی مفاهیم، نظام رده بندی دهدهی جهانی (یو.دی.سی Universal Decimal Classification: UDC) به کار گرفته شد.
    بدین ترتیب در سال 1350، دو سال پیش از آنکه بخش نمایه سازی ایجاد شود، گروهی از همکاران «مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران» در یک دوره فشرده چهارهفته ای با اصول کلی نمایه سازان آشنا شدند و در سال 1352 نیز همکاران دیگری در کلاسی که دوباره دکومانتسیون تشکیل شده بود و مسائلی از نمایه سازی را هم در بر گرفت، شرکت کردند. بعد از مدتی، به دلیل نارسایی مفاهیم موجود در رده بندی دهدی جهانی (یو.دی.سی) و عدم شمول آن به کلیه مسائل و موضوع های جدید، به ویژه مسائل مربوطه به ایران، مفاهیم در قالب توصیفگر درآمد و ذخیره و بازیابی اطلاعات نیز براساس توصیفگرها صورت گرفت. در آغاز،  ذخیره و بازیابی اطلاعات براساس برگه های جدول (0 تا 9) یا ده ستونی انجام می گرفت، پس از مدتی به علت زیاد شدن تعداد مدارک و عدم کشش برگه های ده ستونی، برگه های میان منگنه (برگه های انطباق پذیر یا تطابق نوری) که شرح آنها قبلاً رفت، مورد استفاده قرار گرفت، که می توان گفت ظرفیت تا 14000 شماره را داشتند. از سال 1367 با رواج  رايانه‌ سیستم برگه های میان منگنه، که با نام تجاری سلکتور در مرکز مورد استفاده بود، کنار گذاشته شد و کار ذخیره و بازیابی اطلاعات و مدارک  رايانه‌اي شد. لازم به ذکر است که استفاده از کارتهای سلکتور موجب خواهد شد تا هنگام پاسخ به سئوالات، با شکستن سوال به چند واژه کلید، کارت های مربوط به این واژه را از مجموعه کارتهای سلکتور استخراج کرد و با انطباق آنها برهم به سرعت شماره های مشترک را مشخص نمود و با مراجعه به کارتهای اطلاعاتی، مدارک لازم را در اختیار مراجعه کننده قرارداد.
بخش نمایه سازی «مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران» ( که اینک در گروه مدیریت اسناد و اطلاعات ادغام شده است) تا سال 1358 عملاً نمایه سازی پایان نامه های دانشجویان ایرانی، فارغ التحصیلان از دانشگاههای ایران و خارج، و نیز نمایه سازی نشریات سازمان های دولتی و غیردولتی ایران را بر موارد دیگر برنامه خود، یعنی نمایه نشریات و تهیه و تنظیم اصطلاحنامه های موضوعی اولویت داده بود. آمار نمایه سازی مدارک ظرف این سال ها به حدود 3500 مدرک رسید. مسایل و مشکلات واحد برای نمایه سازی شامل:
1- فقدان ضوابط برای نمایه سازی
2- فقدان ضوابط برای ارزشیابی مدرک
3- نارسایی های تهیه مدرک مثل نفرستادن یا دیر فرستادن مدارک به مرکز
4- ناهماهنگی با نیاز مراجعان چه از نظر جنبه فنی و چه از نظر عدم بار اطلاعاتی لازم مدرک
5- عدم آشنایی کامل نمایه سازان با نظام واقعی نمایه سازی و نبودن آموزش مستمر
6- نداشتن تخصص های لازم در نمایه سازی مدارک حوزه علوم، زیرا مدارک مربوط به علوم اجتماعی، در بیشتر موارد، نمایه ساز متخصص را داشته است.
     در این جا باید یادآور شد که شیوه کار مرکز در مورد انتشارات سازمان های مختلف ایران اعم از دولتی و غیر دولتی از سال 1348 تا سال 1352 که در آن سال بخش نمایه سازی به وجود آمد، بدین ترتیب بود که این انتشارات پس از گردآوری در برگه های فروست، ثبت  شده و آنگاه به کتابخانه ارسال می شدند، سپس در کتابخانه برحسب سازمان متبوع و شماره انتشار در قفسه  جای می گرفتند. غیر از این کار و انتشار یک فهرست الفبایی از این نشریات، کار دیگری بر روی این نشریات انجام نمی گرفت. پایان نامه ها نیز بر اساس جدول کلی نظام رده بندی دهدهی جهانی (یو.دی.سی) دسته بندی و ردیف بندی شدند. طبقه بندی این مدارک در سطح جدول دوم این رده بندی بود که اصولاً محتوای اطلاعاتی مدارک را تجزیه و تحلیل نمی کرد. بعداً فهرست الفبایی موضوعی در دو جلد جداگانه در زمینه های علوم اجتماعی، پزشکی و داورسازی از این پایان نامه ها تنظیم و منتشر شد. در حال حاضر روش نمایه سازی در «مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران» بر اساس دو روش پیش همارا و پس همارا (نمایه سازی همارا ) و با کنترل اصطلاحنامه ها انجام می شود. توصیفگرهای جدید در شواری استاندارد مطرح نشده و از نمایه سازان نظر خواهی به عمل می آید، پس از نمایه سازی، مدارک، به واحد نمونه خوانی جهت پانچ مندرجات کاربرگه ها، تهیه نسخه کپی از فایل اطلاعات پانچ شده، ثبت مشخصات کاربرگه های پانچ شده و فایل اطلاعات در فرم مخصوص ارسال می شود. در پایان لازم به ذکر است که واحد نمایه سازی مرکز در حال حاضر فاقد مجموعه توصیفگرهای کنترل شده است. (19 )

نتیجه گیری
     همان طور که از پژوهش حاضر بر می آید، این تحقیق به بحث راجع به همارائی نمایه ها می پردازد. طبق گفته ها، معلوم شد که نظام های نمایه سازی را بر حسب روشی که در نمایه کردن موضوع ها دارند، به دو گروه مستقل پیش همارا و پس همارا تقسیم می کنند، که در روش اول، واژه و مفاهیم و اصطلاحات در موقع نمایه سازی با یکدیگر ترکیب می شوند. (درون داد یا نمایه سازی پیش همارا) و در روش دوم، این کار در موقع بازیابی صورت می گیرد (برون داد یا نمایه سازی پس همارا) که مجموع دو گروه درون داد (نمایه سازی پیش همارا) و برون داد (نمایه سازی پس همارا) روی هم نظام  همارائی را در نمایه سازی به نام «نمایه سازی همارا» مطرح می سازد.
    بین نظام های پیش همارا و پس همارا تمایز قائل شدیم، به این نتیجه می رسیم که یک نظام بازیابی اطلاعات نوین احتمالاً هم ویژگی های پیش همارا و هم قابلیت های پس همارا در بر دارد. احتمالاً در واژگان مورد استفاده در نمایه سازی نوعی پیش همارائی وجود دارد، مثلاً توصیفگر «رشد جمعیت» که از یک اصطلاحات اخذ شده است، نوعی پیش همارایی را برای اصطلاحنامه مشخصی به عنوان تقسیم فرعی استفاده نماید، بنابراین ممکن است سرعنوان زیر را تولید کند:
رشد جمعیت /آمارها
عاقبت کاوشگر می تواند آزادانه و در یک رابطه منطقی، اصطلاحات را با یکدیگر ترکیب کند، مثل «مدارکی که زیر سرعنوان «رشد جمعیت /آمارها» و نیز زیر توصیفگر « امریکای جنوبی» قرار دارند».
   بنابراین، نوعی همارایی ( در مفاهیم یا اصطلاحاتی که توصیفگرها را ارائه می کنند) در ویژگی های واژگان ایجاد گشته و نیز ممکن است همارایی بیشتری در هنگام نمایه سازی حاصل آید. این همارایی را می توان نوعی پیش همارایی قلمداد کرد که رکوردهای ورودی به پایگاه را همارایی می کند و آخرین سطح همارایی در واقع آن است که از طریق دستکاری اصطلاحات در هنگام کاوش (یعنی پس همارایی) حاصل می آید. (8)
    در واقع در این نوع نمایه سازی به گونه ای ترجیح بر استفاده از زبان طبیعی است، اما در صورت نیاز می توان از اصطلاحنامه (تزارروس) برای ایجاد زبان مصنوعی استفاده نمود. در اصل، نمایه سازی پیش همارا به ساختار سرعنوان های موضوعی نزدیک بوده و بیشتر از زبان های مصنوعی (واژه های موجود در اصطلاحنامه) بهره می برد، حال آنکه نمایه سازی پس همارا کاملاً وابسته به زبان طبیعی است و از آن جا که منظور از نمایه سازی همارا بازیابی واژه ها در هنگام جستجو (نمایه سازی پس همارا) می باشد، بنابراین استفاده از زبان طبیعی در این جا کاملاً مشهود است، چه بسا که استفاده از زبان طبیعی نیز در این نوع نمایه سازی خود موجبات بروز مشکلاتی از جمله ریزش کاذب را فراهم می سازد.

 

فهرست منابع:
1- آرتاندی، سوزان. «نمایه سازی همارا». ترجمه فیروزان زهادی. نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره هفتم. شماره 2 . (وب سایت)
2- آقابخشی، علی (1379 ). نمایه سازی همارا. تهران : مرکز اطلاعات ومدرک علمی ایران.

3. پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران. ‌مروري بر سه ده فعاليت اطلاع رساني: فعالیت های اجرایی. (http://www.irandoc ac.ir/about/EXecut-Act.htm)
4- راولی، جنیفر (1374 ). نمایه سازی و چکیده نویسی. ترجمه جعفر مهرداد. تهران: سازمان مدارک فرهنگی انقلاب اسلامی.
5- سلطانی، پوری؛ راستین، فرودین (1379 ). دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی. تهران: فرهنگ معاصر.
6- سن ویل، دوینیک ( 2536 ش= 1356 ﮬ.ش. ). راهنمای نمایه سازی مدارک و گسترش اصطلاحات توسعه فرهنگی در کشورهای آسیایی. ترجمه عبدالحسین آذرنگ. تهران: مرکز اسناد فرهنگی آسیا.
7- سینایی، علی؛ میرزاده، احمد؛ هوسپیان، آنوش. «راهنمای نمایه سازی». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره سوم، شماره های 1 و 2 ،بهار و تابستان 1353. (http://www.irandoc.ac.ir/etela-art/JiSold/3-1&2-1.htm)
8- سینایی، علی. «نمایه سازی همارا». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره اول، شماره 2، دی 1351. (http://www.irandoc.ac.ir/etela-art/JiSold/1-2-2.htm) 
9- فاگمر، پیتر (1374 ). تحلیل موضوعی و نمایه سازی: مبانی نظری و توصیه های علمی. تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
10- لنکستر، فردریک (1384). نمایه سازی و چکیده نویسی: مبانی نظری و علمی . ترجمه عباس گیلوری. تهران: چاپار.
11- مولاپرست، فیروزه. «اصطلاشناسی و کاربرد آن در فعالیت های اطلاع رسانی». نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم. شماره های 2 و 3 . (وب سایت)
12- میرزاده، احمد. «نمایه و نمایه سازی » . نشریه فنی مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران. دوره دوم، شماره های 2 و 3 .(http://www.irandoc.ac.ir/ETELA-ART/JiSold/2&3-2-2.htm) 
13- نوروزی، علیرضا (1380). نمایه سازی کتاب. تهران: چاپار.
14- ویکی پدیا، دانشنامه آزاد. نمایه سازی. (http://www.wikipedia.com)  
15- ـــــــــــــــــــــــــــ . نمایه سازی همارا. (http://www.wikipedia.com)